你是“细节控”吗?
2023-06-23 20:09

你是“细节控”吗?

本文来自微信公众号:王智远(ID:Z201440),作者:王智远同学,题图来源:神探夏洛克》


好多事情,都有双面立场。


拿“细节决定成败、不要关注细节来说”,你到底站哪边?在我看来,两者都有一个共同特征,都是围绕某个小目标进行


你想看看是不是?


如果你是一名财务工作人员,控制细节,对公司盈利能力、财务状况有很大的影响;但是,如果你是一名创意设计师,过于注重细节,可能阻碍创造力、创新思维。可以看出,细节重要性取决于具体场景和任务。我发现有些人总是错误地使用“细节”,陷入细枝末节中,无法自拔。


我有个同事负责运营新媒体,每当我问他“内容写好了吗”,他总是说“还在改细节”,这种改细节的习惯经常导致拖延问题。虽然他觉得这样做出来的效果很完美,但是,当交给领导审查时,常常会出现“方向不对,还需要再调整”。所以,如果没有明确“细节的使用边界”,就将这种想法应用到工作中,很可能会带来负面效果;那么,它的边界到底在哪里呢?我们不妨从“为什么”中找答案。



一个人关注细节,有三方面原因:


其一,职业要求;其二,短期目标不是太清晰;三,被眼前的事物带来的信息所困扰住了。


我们看第一个因素。见字如面,想必你能看出一二,类似会计师、律师、质量控制人员、法律顾问、程序员等职业,他们工作都要高度关注细节。一个代码、一个配方,一段言语措辞表达,都有可能引发潜在问题发生,确保没有瑕疵,也是工作的基础底线。


再看第二个因素。这是很多人会犯的错误。短期目标的作用,是驱动日常行动和决策,就像地图上的标志,告诉我们什么是正确的前进方向,什么行动最能帮助我们实现长期目标。如果短期目标本身模糊不清,它们就失去应有的功能。就像,试图在没有指南针、地图的情况下,在森林中找到出口一样,可能会迷失方向,不知所措。


举个例子,你决定未来3个月内减重10斤,这是一个清晰的长期目标。如果短期目标不清晰,只是模糊地决定要“吃得更健康”或者“更多地运动”,没有具体的行动计划,你可能会感到困惑,不知道如何开始,也不知道如何衡量进步。


相反,如果你设定明确的短期目标,比如“每天走10000步”或者“一周至少去健身房两次”,那么,就更容易实现目标。


第三个因素是在毫无意识下,被困住的。这可以理解为,我们被过多外部信息、外部刺激所带来的困扰。当今信息爆炸时代、手机、电脑、电视,无时无刻都在为你提供内容,虽然可以帮助我们更好地理解世界,但过量额信息可能造成无法专注于自己的目标;你可能会被无关紧要的事物分散注意力,在面对过多选择时感到无所适从。


这种现象也被称为“信息过载”(Information Overload),其结果就是,无法有效地进行决策而感到疲劳和压力。


一个最常见现象是“使用软件”。我身边一个朋友爱做读书笔记,电脑上装满了各种各样的应用,有些是排版美观的、有些思维导图的、还有些做闪念的。他这种热衷于摆弄工具、让笔记看来更酷、更炫的方法,却让他忽略记录笔记真正的价值是“内化知识”。


所以,应用软件就像一扇大门,打开它里面的功能都会给你一些新奇的东西,这些东西,为了增加使用时常,会浪费掉你太多精力。


工作上,也有此类现象发生。我原来在公司经常看不见“领导”,有时要汇报工作,都得发信息预约时间的,可我们部门工作量并没有如此饱和。


他怎么被信息淹没的呢?每天到公司需要处理大量电子邮件,还要参加各类会议,反正,时间都用来给别人帮忙上了,经常出现自己家项目进度滞后,每天还累的不行。我倒不是批判领导“时间管理差”,他们都是时间管理大师。只是想把这种被信息淹没的现象告诉你,它们都是外界主动给你的,有些事情完全没必要,浪费巨大时间成本。



当然,我们不能把一件事直接拍死,细节也有很多优点。我是一个非常注重细节的人,对任何事情都会非常认真,小心翼翼地处理。以前,当给我分配任务时,只要答应了,我会做到非常完美,绝不含糊。身边的人,对我比较放心,这也是我为什么能在短时间内升到领导职位的原因。


在公司里,像那些职位比较高的人,都是细节控。他们非常擅长观察别人的言行举止,善于言辞,能够准确把握别人的需求。


我记得有一次客户来公司访谈,领导安排下属准备了口香糖、饮料,甚至特意安排符合客户口味的午餐菜品,考虑到客户不吃糖和辣。类似这样注重细节的人有很多,老板们也喜欢他们。毕竟,他们务实、能干,总能从一个问题中发现更多的问题,对于任何风吹草动的事情,总能提前知道。


因此,细节的优点数不胜数。明确的短期目标、良好的信息管理是有效决策的重要因素。然而,如果不能很好地处理“为什么要关注细节”的问题,就可能会陷入被动的细节控制中。不过,除外界给予你的”工作细节“部分需要处理外,我们也需要重新审视自己给自己“制造的细节”。


什么是自己制造的?


简单讲,围绕目标实现中,那些不是太重要、跟你所付出时间精力不成正比、又阻碍你行动的微小细节、事项等。例如,你准备一份报告,需要使用数据来支持论证。你可能认为,市面上提供的数据不够详细,因此花费大量时间亲自收集、加工和过滤数据,以确保逻辑的完整性。回过头来看,即使使用别人引用的数据,也不会对论证产生负面影响,这就导致了浪费时间的情况发生。


完美主义者,应该很有感受。


由于以前在数据上出现过问题,经历过失败,为了避免这次再失败,这让我开始害怕这件事,使得过度关注那些不重要的,陷入那种,“高期望,放弃行动”的循环中。


这种高期望,会使我在行动时更容易感到挫败,然后产生失望和痛苦的情绪。这种“高期望,行动,挫败,失望和痛苦”的过程,一旦反复发生,我就会产生一种逃避机制,我会想办法切断这个过程。然而,挫败感是无法控制的,它会随着环境的变化而变化;失望和痛苦的情绪是人的本能反应,我很难克服。


而高期望值呢?在我们的文化中往往被美化,也很难从这个环节切断。所以,为了简单,我一般会遏制行动,当我反复遏制行动,我就会形成一个新的循环:“高期望—放弃行动”。这就是,在细节上反复雕琢,陷入习得性无助的原因。迫于每次做的都要比前一次好,自然,每一次都会注意细节,最后常常做出低效率,和拖延的行为。


值得一提的是,这种情况下你也会对一件事产生恐惧感,想象一下这样一个过程:你渴望达到一个目标,采取行动,遭遇失败,感到极度的痛苦,于是,就会马上停止行动,来避免这种痛苦带来的恐惧感;为了保护自己,甚至可能会主动放弃这个目标,以确保我不再遭遇这种痛苦。



所以,细节控背后循环代表什么?


答案是,确定感。当我们过度关注细节,会觉得做了很多事情,以此来逃避还没有完成的事,这种行为本质是,通过强调秩序和细节,让自己停留在舒适区,只做一些不会失败的事。


秩序的确能带来安全感,通过不断强调它,你就形成一种肌肉记忆,觉得“没事,都在我控制范围内”一切可以用被解决。


其实,现实不是这样。我们只是用一个可控性强、更熟悉的解决方案,来替代原本更复杂的问题而已。举个例子,很多人对阅读存在一种误解,他们认为必须从头到尾看完一本书,把作者每个章节、细节部分,都记录下来才算完整。


小时候老师教育过,阅读理解的本质是“理解”。有些人并不这样做,他们把书当作工具,当遇到曾经看过的内容、意思相似的表达时,直接跳过。正是这种跳跃式的阅读,让他们能够快速获取更多有用的内容,并将其转化为自己的知识。相反地,将作者的内容完整阅读完,仅仅是了解其呈现的表面,将这些表面拿来并没有太大的用处。这种低效但勤奋的细节,某种程度上说,并没有太大的意义。


我的朋友说,他就是这样的人。因为没有想清楚为什么要这么做,所以,只是盲目地按照大家普遍采用的方法行动,后来他意识到完全没有必要。


我还看到过一类现象。一些人喜欢用时间管理、效率软件,一个复杂的时间轴上记录的活动安排和计划,密密麻麻,我还问过他们真的管用吗?得到的答案却是还好。当我试图问起,哪里不满意呢?他们告诉我,需要频繁的记录,对此也耗费不少精力。


当然,我也会用。


不过我会思考,如果这个时间轴,对我来说只是一个繁琐的记录工具,没有更好地管理时间或者提高效率,那么它就是冗余的,不如不用。与此,我会选择简化时间管理方式,只保留对我真正有用的信息和方法,以便更好地应对我的需求和目标。比如,后天有个重要会议,下午可能还要交项目报告,中午可能有个选题会要开,此类杂项较多,脑子记不住的,我才会用软件管理。方法也跟简单,跟谁?什么时候?几点?什么事?落实什么?


所以,对于我来说,不是追求记录的多少、细致程度,而是,记录实用性和对个人发展的帮助。只有当记录能够带来益处,帮助我更好地思考和行动时,才会坚持使用它们。


说实话,每个人都会关注细节。你想想看,微信、飞书、钉钉这些应用早已成为工作和生活中不可或缺的一部分,我们使用它们来共享文件、发送和接收信息。但是,经常因为这些应用上出现的“未读消息提醒”,我们会强迫自己去打开查看一下。


另外,日常与朋友约会时,你是否偶尔会专注地留意对方的某个细节?比如他们的穿着、鞋子、上衣、发型等。


这种关注细节并不是挑剔、洁癖的表现,只是希望在衣着上保持整洁,尽量做到事事完美,让对方感到满意而已。只要不深陷细节上,就没什么大问题。



如果深陷当中,该怎么进行细节平衡?我经常使用这三个步骤:


1. 先以某个导向为中心


作为建筑师,负责设计、建造一座房子时,首先会制定一个整体的建筑和设计方案,包括房屋的结构、布局和主要要素。接着,会开始着手建造房子的框架,确保结构和基础是稳固可用的。在这个阶段,并不会花费大量时间追求内部装饰、细节的完美。相反,可能会使用简易的设计软件,快速完成它们,然后逐步改进和修饰其中的部分。


这和工作原则类似。比如,你要制作一份PPT,你应该先搭建好框架,确定需要哪些步骤,然后,再对每个步骤进行优化。因为框架占据了70%的重要性,剩下的30%可以慢慢改进和迭代。


如果一开始你就沉迷于那30%,忽视了整体的框架,结果就是做出来的东西。不符合你的基本要求。


其他方面也是类似的。你想学习一门技能,你应该先开始实际练习,不是一上来就埋头看书、疯狂购买课程;你想成为一名短视频博主,不是一上来就看一堆关于定位和拍摄的内容,而是拿起手机开始拍摄,找到感觉,然后再基于问题去学习相关知识。


那些一上来就沉迷于学习而忽视实践的人,最终往往会被知识所束缚。因此,我的一个重要原则是:导向为中心,导向应该和最终决策平行,甚至是一个起点的,有了它再去找框架,再去处理细节。


2. 审视细节的重要程度


我并不是说处理细节,不需要做到尽善尽美;而是,当你开始关注细节重要性时,要一些问题来判断它的重要性。


譬如,这个细节,直接关联核心目标吗?忽视这个细节是否会带来重大影响或负面后果?这个细节对最终结果、决策有重要影响吗?投入更多时间和精力,来处理这个细节,是否能带来明显的价值或回报?通过这些问题的评估,可以更好地判断,哪些细节是最重要的。


只有当一个细节与上述四个问题相关时,它们就是最重要的,这样的评估有助于平衡关注的程度,确保将时间精力集中在,对任务和项目最有价值和重要的细节上。


当我们开会时,就会遇到上述几种情况。


一些同事时不时插一句,或者提出一条与目标相关性很弱的思考,就会引发大家延伸起来,想想看,是不是?如果遇到此类细节控,不要去跟他较真,以免陷入纠缠中。反正,时刻围绕上述四个问题展开,就能找出明确答案。


3. 设置限制阶段性检查


即使确定框架和细节,也并非意味着不需要进行调整。即便是在工程领域,也存在“微调时刻”。


框架建立并开始运作后,你的视野将从理论上的“讨论”转变为“实际操作”,虽然掌握整体情况,大局上不会出现大问题,并不代表过程没有小问题。要确保过程没有问题,就需要在运行基础上,阶段性检查,关注过程并了解流程。这个阶段,你会发现新的问题,当你了解了这些新问题,不断修正,成功的概率才能提高。


这就像炒菜一样。你虽然制定了菜品的概念、风格、口味、材料和烹饪方法,但开始制作这道菜时,菜品的火候、以及口感程度,是不可能按照标准就能达到的,毕竟有的人口味重,有的人口味清。所以,一件事跑起来看到视角,和计划中完全不一样。


总的来说,细节管理,被人忽略的部分。它是个人全情投入一件事,对框架、结构,更深入了解的一个必要节点;也恰恰反映出,你是否能将有效资源充分最大化。


本文来自微信公众号:王智远(ID:Z201440),作者:王智远同学

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