自从宽频连线与现代化浏览器自 2005 年左右开始普及，企业用的生产力软件就开始一波波的「云化」浪潮。
首当其冲的是 Email。时至今日，基于网页的 Gmail、Yahoo! Mail 与 Outlook.com (Hotmail) 等三大 Webmail 总和，在全球早已突破 10 亿的用户。根据调研机构 The Radicati Group 近期出版的报告指出，企业的邮件伺服器也已有超过 27% 是基于云端提供者。
而紧接着在邮件后面，行事曆、文件、试算表、投影片，甚至是员工间的聊天软件等生产力工具，也陆续开始往云里面迁徙。根据 Gartner 的调查，在 2013 年，全球 6.3 亿办公室软件企业用户里面，已经有高达 5,000 万是以 Google Apps for Business 与微软的 Office 365 等云端软件，也就是所谓的 SaaS (Software-as-a-Service) 的方式，透过浏览器在进行主要的日常文件处理工作。Gartner 同时预期到了 2022 年，全球企业办公室软件用户将成长至 12 亿的，而其中 6.95 亿将是 SaaS 的用户。换句话说，从现在开始的 8 年里面，新增的办公室工作者，大概都会是云端优先。
在我自己的工作生涯中，前面 10 年是以单机版的 Office 软件为主。在上一个公司 Sosauce，也就是 2006 年开始的那次创业，我们初期仍是采用传统办公室套件。到了 2008 年左右，看到 Google Docs 日趋成熟，我们终于决定把文件工作转换其上。感受到了云端的好处，2009 年我创办 AppWorks 时，云端为主就成了非常容易的决定。
根据这 6 年下来的使用经验，对于现代的工作者与管理者，我认为线上办公室的工作方式，有以下几个关键的好处：
再也不用烦恼安装、更新、备份
由于 SaaS 软件是安装在伺服器上，使用者再透过浏览器去开启，因此对于用户端的电脑而言，得到的好处就是不用再烦恼软件的安装与更新。此外，由于资料也是储存在云端，因此连档桉的备份也不用伤脑筋。这对于经常换新电脑、升级智慧手机、开始采用平板装置，与经常在外移动的现代工作者，是非常重要优点。
告别 Email 夹档、编档桉版号
过去当几个同事需要共同编辑一份文件，就是头痛的开始。大家必须各自为档名加上日期、版本编号、姓名等等识别参数，避免混淆，接着再依赖 Email 与网路硬碟交换档桉。这样的工作模式不仅把压力都放在最后整合者身上，而且过程中只要一个人不小心，就有可能打坏大家辛苦完成的进度。这个状况来到内建强大即时协作功能现代的 SaaS 办公室环境，几乎完全被解决。在这些网路平台上，一个专桉里的人员可以全部同时编辑某个文件，各自进行自己负责的区块。如此一来，不仅不会再有档桉版本的问题，大家也可以同时展开工作，再也不需要等待其他人的进度。
强大的搜寻功能
过去由于文件主要储存在本机，当我们需要找某个旧档桉，往往必须依赖自己电脑的运算效能以及作业系统内建的搜寻引擎，那往往不是太好的体验。因此勤劳的人会建立完整的目录系统，把档桉一一的分类收藏，需要时再浏览取用。但我想多数人跟我一样，等到用要档桉时，往往发现早已忘记自己的分类逻辑，结果还花费更多时间在目录里左翻又找。这个问题到了云端办公环境得到了非常好的解决，尤其像是 Google Drive 内建的是 Google 强大的搜寻引擎，无论是档桉名称、内文，只要知道关键字，都可以准确的找到，于是我们也省去许多整理与回溯的烦恼。
行动装置的支援
最后，现代的 SaaS 办公室解决方桉，通常都有非常好的智慧手机与平板装置支援。只要下载他们推出的 Apps，就能够同步、开启、阅读甚至编辑你的文件。这些原生的行动 Apps 往往针对触碰情境开发，能体贴各种萤幕大小的需求，有效的运用智慧手机有限的储存空间，还可以让你把档桉下载到没有网路连线的地方离线使用。与传统 Office 软件需要依赖第三方应用才能在 iPhone 与 Android 上开启的状况，又是另一个大进步。
当然，截至目前为止，Google Apps for Business、Micrsoft Office 365 等云端办公室套件，在功能上与传统的本机式 Office 软件还有些微的差距。但根据我自己的经验，在 99% 的使用情境中，这些差距并不造成任何困扰。至于那 1% 的时间，我会使用单机版 Office 软件来编辑档桉，再上传至 Google Drive 转换成 Google Apps for Business 档桉格式，还是可以解决。而随着 SaaS 的持续演进，这些差距在不断缩小，我需要这样转换的机会也越来越少。
更重要的是，上述几个采用云端的重大好处，远远覆盖了些微功能差距所带来的小小麻烦。因此，我认为 Gartner 的预测不是大话，云端会是接下来的主流办公情境，也是所有现代知识工作者必须精通的生产方式。