没有“月薪一万八”,助理岗如何找到突破点?
2022-06-13 15:02

没有“月薪一万八”,助理岗如何找到突破点?

本文是作者橘子从具体业务产品经理转至总经理助理后所写的感想,原文标题:《助理岗,如何找到新突破点》,题图来自:视觉中国


前几日在网上火了的“北京女孩月薪一万八”,在外企做助理,工作简单,对未来发展有了疑问。

 

本人同是助理岗,做的工作内容同样简单、重复、琐碎,不同的是,我不是北京女孩,我是一名快满一年的北漂,待遇、环境可能还差些,相比之下,说说我的看法。


一、认识“助理”岗位


从工作性质看,助理是协助上级工作,提高领导工作效率。


根据对工作内容、授权大小、工作年限等分类,将助理岗分为如下几类:


  • 初级助理:岗位经验0~1年,工作内容多为行政、文件、日程安排等,多为执行类工作,可能会多一些数据、文书处理工作,按照与上级约定好的规则,细心执行即可,通常为初入职场。


  • 专业级助理:有专业岗经验,或助理岗2~5年,不但在某一领域有扎实专业功底,而且有管理思维,工作内容专业性强,或为技术、市场、产品专业能力,精通业务知识,能独立推动上级交办事务。


  • 高参级助理:属管理人员,工作经验10年+,在公司战略、重大决策中能为上级提供建议,不但能能深入分析某一专题,而且也能拓展业务、维护大客户、建构组织体系等,有一定话决策语权。

 

首先,要了解自己身处哪个类别,设定目标,对自己的职业发展有明确的定位;


其次,平稳地设定计划,5年后、3年后、1年后,从而细化到每月、每周、每天的目标,不急、不焦、不躁,稳步执行;


最后,过程中积累,多琢磨、多灵活、多总结,有必要可适时调整目标。

 

写到这里,有人会问,为什么我设定的目标每次都达不到,这可能是由于“自律”不够,或者制定的目标不适合你,如果想做好可以学习PDCA或OKR相关知识,这里不再展开。

 

二、学习机会宽泛


助理岗位接触的人、事种类繁多,人:职位层级从基层到一把手,事:业务、职能多岗位知识。而“沟通”占据了助理大部分时间,所以想要沟通好,不是一件简单的事情,同时也能从中探索更多学习机会。


1. 用对方的语言来说话


从一件事情开始,高效获取:对方需要你做什么。可以先对他的岗位职责、专业知识有些了解,再想想他这么做的原因是什么,你能提供的基础支持是什么,是否能再多提供些支持


举例:融资部找总经理签字,文件是董事会相关投决内容

对方诉求:总经理签字

 

但是,你可以思考:


信息1:董事会若涉及变动,是否需要发公告?公告内容是否为关键业务信息?提示董秘部关注此事;


信息2:涉及款项交易事务,是否和财务部沟通?付款账户、时间、信用背书是否合规?提示财务部关注此事;


信息3:其他董事签字情况,或在签字时是否有提出异议,是否已解决,收集信息签字时报上级;


信息4:若距离上次董事会有一定时间,主动问下近期董事会变动情况,顺便核实下上次签字的事情进度如何;


信息5:盖章、签字需备案,提示对方早点找行政部配合。


……

 

在沟通处理过程中,你首先要能听得懂“公允价值”“交割日”“计息方式”……所以还需要做做功课学一下上市公司、资本市场、金融学的基本知识,避免上级一问三不知,严重的话,万一让上级签署了有风险文件,损失极大。

 

2. 学习别人是如何做的


遇到一件事情,多方考虑的角度各不相同,作为助理,你要面面俱到,不但要了解全方位信息,提供上级参考,而且还要让各方尽量满意你的处理方式。

 

那么可以从各方角度出发,全面考虑,通常按照工作内容、职位级别、风险大小等,归类如下:


  • 管理层:多关注变动部分,因为变动部分会引起重大风险,或市场机遇,或涉及战略调整,思考角度长远;


  • 执行层:多关注实施部分,考虑较具体、专业,是否已具备执行条件、下一步做什么、数据分析等等。

 

举例:已立项的项目,执行过程中又追加投入,请总经理审批

对方诉求:总经理签字立项报告

 

但是,你可以思考:


问题1:追加原因是用户需求改变,还是我们实施出问题?


用户需求改变,是否涉及行业技术迭代、产品线整合、新产品开发;实施问题,因为资源不足,还是团队协同?


问题2:追加投入的计算依据是什么?


问题3:追加后项目实施会影响什么?更多的人、更高的技术?


问题4:追加后就能满足用户需求吗?


问题5:追加前,为何有评估偏差?未来如何避免?


……

 

这些问题,可以层层细化、归类,整理成“故事”性的信息,有逻辑地汇报领导,可以学习三段论、金字塔原理知识,尝试把事情先给自己讲清楚,再汇报。


3. 试想,如果是你,你会怎么做


到这一步,是超出工作范围之外的事务了,但如果能站在对方角度思考,也是训练思维的方式,在沟通中往往会遇到如下反馈:


  • 关注落地:注重这件事是否靠谱,落地可能性有多大,推动的进度,会用策略;


  • 关注细节:面面俱到,考虑全面、细小,但小事有可能影响大,会用优先级抓重点;


  • 关注风险:评估对各方面带来的影响,预估收益、损失,能用数据呈现风险,会用价值评估决策;


  • 其他:关注团队协同、信息共享、别人怎么看、领导怎么看、是否越权……

 

举例:按惯例组织月度例会,如果仅是秘书,就按照往常要求排议程、发通知

 

但是,你可以思考:


要点1:近期时间段,业务数据重要,还是职能管理事务重要,若临近财务数据公告,可能业务信息重要,最好提前请财务出数据;若职能管理事务重要,提前准备后端数据、制度方案,有必要可调整汇报时长。


要点2:汇报顺序怎么排合理,汇报信息是有逻辑的,合理安排能把信息串联的更好。


要点3:某经理刚入职不久,是否需列席参会,了解公司并快速认识管理层。


要点4:汇报内容中,是否含有上次会议遗留事项,进度如何,是否达要求。


要点5:会议结束后,是否有其他专题会议安排,毕竟管理层能聚集在一起也不容易。


要点6:会议是否有可能延时,提前备餐,信息保密性……

 

如果能站在多方角度,思考各关注要点,会议方案就会全面、高效。

 

三、成为永动机,成为螺丝钉,还是?

 

这里说说,我个人在岗位中的感受:


首先,我非常幸运能遇到我现在的这位领导,他是一位真正的企业家,他从做人、做事上都给了我很多指点,虽然很多不是授教,但从平日的工作内容中,我能感受到他对事业的信心、谋略、真诚,从而也不断的驱动我,要努力做好,从而匹配现有岗位要求。

 

可能助理都会有共情的特质,领导着急的事情,我也会着急,领导太忙没时间吃饭喝水,我会担心他的身体健康,遇到烦恼小事都想先多挡一挡,文件签字多了先放一下。之前看过王石自传,朋友说可能是助理写的,所以我也在思考,我的领导的语言、决策是否也能写成一篇传记呢。

 

其次,我属技术出身,刚助理时间不长,经验少,待人处事不够成熟,通俗点就是不够圆润,但我其实性格属极开朗型,可能由于信心不足,一段时间是迷茫、沉默的,职业发展过程也是“寻找自我”的过程。

 

最后,作为一名普通的北漂,来到北京后让我深刻感受到,北京是一个不能天真的地方,独立面对生活、工作后,尤其对犯错承担后果,让我树立了自己人生的责任心,情绪上的打击、失望、孤独都会有,但我知道我不能停下来,读书、健身、写东西、学东西,为的是能让自己变好,然后为身边人多带来些快乐。

 

或许有很多人,和那位“北京女孩”一样,对工作的意义产生了怀疑,其实这是件好事,说明他们在思考、想改变。

 

办公室插花,那可以修炼下花艺,了解多种花的特质、美学艺术,甚至可以给公司绿植布置提意见

会议通知,可以思考如何高效的开会,会议室的布置是否更新了;


团建活动,可以提前收集同事们需求,比如:在烧烤之前,组织一场公园长跑……

 

如果能把助理岗每一件小事做好,相信在任何岗位,都能创造出你独特价值。

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