分享我的生活管理系统
2020-07-03 08:31

分享我的生活管理系统

本文来自微信公众号:L先生说(ID:lxianshengmiao),作者:Lachel,题图来自:IC photo


上周答应大家的选题,不拖了,这周就把它写出来。也许并非所有人都感兴趣,但希望能给你一些启发。


这是一张整体的纵览图,大家可以先看一下:



由于任务管理之前已经写过很多次了,这次就不提啦。可参阅:《高效管理时间的秘诀,就在于这三个清单》《管理好时间的底层原理,全在这里了》


下面详述:


一、每日生活


先从“每日生活”开始吧。


我会每个月在笔记软件里新建一页笔记,如“2020.07”,用来记录这个月每一天的生活。


每一天,起床,打开电脑后,我就会同步启动笔记软件,打开这页“每日生活”。主要记录三种东西:


1)今天所做的事情


简单来说,就是按照时间轴记录下,自己这一天都做了什么。


可以比较粗略,也可以很细致。像我就是以15分钟为一个“时间块”,简要记录下做了什么事情、用了多少个时间块。比如“写今天的推送 20”,就是花了20x15=5小时。


2)工作的思考和复盘


单单记录“做了什么事”是意义不大的,重要的是,要把你在工作中的思考——比如项目的进展、遇到的问题、产生的想法,一起记下来,才能让它发挥更大的作用。


比如:写完推送发出来后,具体的数据和反馈怎么样,有哪些可以优化的地方;录课程的过程中遇到什么问题,有哪些东西是暂且不用的、可以攒起来以后用……这些,都是后面工作中,宝贵的参考材料。


我会结合 KPT 复盘法,把它们记录在每一个具体事项的下面。


3)当天的碎片信息


除了工作之外,每一天我可能会接触到各种各样的信息,产生各种各样的想法,这些,也很有必要及时记下来。


我会把这些碎片信息大体上分成两类:小的,记录在“每日生活”里;大的,另起一页,整理到“INK-P”的“Inbox”里。


举个例子:我产生一个想法,想写一个软件的使用心得,那我就会到 Inbox 里面另起一页,把它记下来,待我有空再去补充完善;但如果只是一句话,像“公众号又改版了”,这时另起一页就没什么意义了,我就把这句话直接记在“每日生活”里。


这就是“每日生活”的主要内容。


一个简单的示例:



当然,这是一个最简单的模式,你也可以视自己的实际需要,加上一些内容。比如:每日习惯打卡、每日阅读记录、每日量化打分……诸如此类。


平日里,我在工作时,会随时开着笔记软件。当一项工作告一段落,切换到另一项工作的间隙时,我就把它记到“每日生活”里。一方面可以及时抓住工作中的所有想法,另一方面也可以帮助我调整状态、切换思维。


这样,一天天写下来,等到写满了一个月,我就在这页笔记的顶部加上一段“每月精华”,把这个月最重要的输入、产出和大事记下来,方便我以后翻阅时,第一时间了解这个月的概况。


日积月累,这些满满的生活记录,就是你幸福感和充实感的来源。


二、知识管理


知识管理方面,我用的依然是自己践行了很多年的“INK-P 管理法”——在笔记软件里建立4个笔记本,分别叫 Inbox、Note、Knowledge 和 Project。


1)Inbox:存放一切收集到的内容,以及现阶段我正在跟踪和关注的事物


前面讲过,我的生活管理是以“每日生活”为核心的。那么哪些内容要放进 Inbox 里呢?答案是:值得“专门另起一页”的内容。


举个例子:我在写上一篇文章 令我受益颇多的9个微习惯 时,会想到:要不要写一篇文章,来讲讲我是如何记录生活的?那么它就值得我“另起一页”,因为我要在里面构思文章的思路、框架、脉络,简要写下文章的大纲和结构。


基本上来说,有三种内容,我会把它们从“每日生活”中拎出来,写到 Inbox 里面:我关注的、需要跟踪的新闻大事件、比较重要的概念、理论、知识点、一切灵光一闪的灵感和想法。


第一种,最典型的就是今年的新冠疫情,以及美国的乔治·佛洛依德事件——这两个事件我都单独做了两个页面,用来跟踪事件的后续发展和最新消息。


为什么这样做呢?因为,我们每一天,都会被大量的新信息包围、淹没,如果不去主动筛选和跟踪你所关注的信息,那你就永远只能看到“媒介喂养给你的信息”。


只有主动去跟踪和记录事件的发展,你才能从纷纭复杂的信息爆炸之中,抽丝剥茧地提炼出事件的逻辑线、时间线,理解它的前因后果,不容易受到舆论引导的摆布。


(可参考我在《你是在生活,还是在活着?》中所写的“连续认知”)


第二种前面也讲过了:譬如我在工作的间隙读文章,读到一个新的知识点,有兴趣想把它弄清楚,那我就会在 Inbox 里新建一页。这样,每次当我打开 Inbox 时,我就能看到:有哪些知识点是我近段时间刚挖掘到的、感兴趣的,需要进一步去完善它。


第三种就更简单了。举个例子:昨晚我跟团队小伙伴开了一个周会,那么,会议上讨论的内容——比如这周的进展、成果、问题,就记在“每日生活”里,因为它们是当天工作的一部分。


但是,周会上我突然冒出了一个想法,想让大家去实践一下——然而它还只是一个点子,欠缺打磨,那我就会把它另起一页,写到 Inbox 里面,然后安排给团队,让他们去讨论、搜集资料,再汇总给我。我再把这些信息放入这页笔记里面,分析它的可行性和收益-成本比,再决定是否推进。


把信息从“每日生活”转移到 Inbox 中,主要的目的在于:能够把它拎出来,不会被时间流淹没,得以让我们去跟踪它和完善它。


2)Note:存放已经完善好的信息,以备日后使用


Note 的作用,就是我们的资源库。一切我们已经处理完毕,不会再去“大动”的笔记,就从 Inbox 转移到 Note。


举个例子:我读到一个知识点,就在 Inbox 里另起一页,以备完善。等到我查阅资料、理清逻辑,把这页笔记完善了,它也就不会再改动了。这时,我就把它从 Inbox 转移到 Note 里面。


而当我以后写作、做产品时,需要用到相应的知识点,我就在笔记软件里直接搜索,就能找到这页笔记。


基本上,一切知识卡片我都会放入 Note,它就是一个备用的资源库。


3)Knowledge:存放按照主题组织起来的索引


Knowledge 和 Note 的区别是什么呢?简单来说:Note 是内容,Knowledge 是主题。


举个例子:我在 Knowledge 中有一个主题,叫做“美食”。譬如我读到一家南京小店的推荐,写得很好,那么我就会建一页知识卡片,把这家小店写进去,放入 Note。然后,再把这页知识卡片的链接,更新到“Knowledge - 美食”里面。


再比如:我会在 Knowledge 里面存放所有的读书笔记。方法也是类似的:一句话的信息点,直接写下来;比较大的知识块,我就单独做一张知识卡片,放进 Note,再通过链接的形式,链接到这页读书笔记里面——也就是相当于做了一个索引。



整体来说,Knowledge 的内容,我又进一步划分出了三个类别:


主题笔记:比如“美食”“意识”“睡眠”“健身”……等较为高层次的主题,可以让我不断丰富和补充。


读书笔记:前面讲过,不赘述。


行动笔记。也就是我在  中提到的。我会不断去试验一些新的软件、工具和方法,并把实践的感受和心得记下来,形成一页“行动笔记”。这样,当我想彻底了解某个方法时,只需打开这页行动笔记,就能够看到所有我的尝试和探索了。


4)Project:存放项目的必要信息


什么是 Project?简单来说:Project 就是带有“产出”属性的主题。比如公司的事务、课程的优化、新产品的构思……这些东西,我就都放在 Project 里面。


每一个项目我会单独建立一页“项目工作台”,划分为两大块:跟进和备忘。顾名思义,跟进,就是现阶段关于这个项目,我所有需要思考的事情,以及等待着我去做的事情。备忘,就是项目过去的数据和信息,它们也许是我暂时用不上的,但以后可能需要查到。


当然,一个项目一定会有大量的文档资料,绝不是一页笔记能涵盖的。所以我会新建一个子笔记本“项目资料”,用来存放项目相关的各种各样的信息,再链接到这页“项目工作台”里面。


同样,电脑里的文件,我也会按照项目分类存放好,再通过链接的方式链接进来。


这样,任何时候打开这页工作台,我就能一目了然看到所有需要我关注的事物了。


把 INK-P 汇总起来,就是下面这张图:



三、数据库


接下来聊聊我的数据库。


如文章开头的图片所示,数据库里面,一共存放4类内容。


1)阅读清单


我的阅读清单主要使用 Notion 搭建。日常生活中,当我看到任何值得一读的文章、又没有空细读时,我就一键分享到 Notion 里面,等有空时再集中精读、做笔记。


浏览器端有 Chrome 插件“Save to Notion”,手机端下一个 Notion APP,就可以通过分享菜单很方便地分享。只需要把阅读清单的页面设置为 Database 即可。



Notion 的数据库其实就是一张大的表格,我建立了这些字段:


Name:文章的标题。


Address(URL格式):文章的链接。


Status(多选格式):文章的状态。我分成了“已读”和“重要”。读完的文章,标上已读;值得反复阅读的文章,标上“重要”。没有标的,就是还没有读过的文章。


Type(多选格式):文章的标签。方便我快速找到对应的内容,比如“美食”“投资”“商业”“编程”……


(这里着重提一下:很重要的一个标签是“研究”。我会把所有的论文、文献打上这个标签,这样,当我需要查阅文献时,筛选所有“研究”标签下的条目,就能一目了然。)


Summary(文本格式):文章的摘要。方便我了解这篇文章的大致内容。


Notion 有一个视图功能,可以保存不同的筛选条件,很方便。比如:我在阅读清单里面建了一个“待读”视图,筛选条件就是“所有 Status 为空的文章”。那么,只要打开这个视图,我就能看到哪些是我还没有看过的。


同样,我又建立了“重要”“研究”视图,方便我在不同的情景下切换——这样就不需要经常手动更改筛选条件了。


当我有整段时间时,我就打开阅读清单的“待读”视图,一篇篇文章读下去;


读完一篇文章,如果觉得很好,就标上“重要”,否则就标“待读”;


如果文章有引用和参考的价值,就标上“研究”,然后写一段简单的摘要,方便我纵览;


从文章中获取到的知识点和想法,再回到前面知识管理里面,做成知识卡片,放入 Inbox、Note 里面。


这就是一整个阅读流程。当然,重点还是在于,你要真的能抽出时间,去整理那些一直被你“囤积”着的文章。


不然,再流畅的流程也是没用的。: )


2)生活的乐趣


这个数据库用来存放我读过的工具书、小说,看过的电影、纪录片,玩过的游戏,等等。


以读书为例:每读完一本书,我除了在“知识管理”模块下做完笔记,也会到这里新增一个条目,记录下这本书的信息。包括:


书名、作者。


平台:实体书还是电子书,电子书的话在哪个平台。


已读/在读:还没读完的,标上在读;已经读完的,标上已读。


已推:是否已经推荐给大家。这样就不会重复推荐了。


打分:1为非常差;2为不推荐;3为勉强合格;4为有亮点;5为非常优秀。


评价:记录下自己的一些感受和想法。


同样,朋友推荐的书和电影,打算找时间看的,我也会把它添加到这里,然后新增一个排序:已读的在底部,未读的在顶部。


这样,当我打开这页数据库,就可以一目了然地看到我所有的“库存”了。


3)工具资源库


这个数据库用来存放各种各样的软件和工具,具体比较简单,就不多说了。


4)人际库


这个数据库用来存放各种接触过、认识的人,主要是职业、地点、联系方式等基本信息。


值得一提的是,我会留一个“记录”的栏位。有些比较熟悉的朋友,我也会用来记录他们的“大事”。比如某作家朋友声称今年内要出一本新书,就可以记在这里,多鞭策鞭策他。(认真地)


再比如某朋友跳槽了,从腾讯跳到阿里,也记一下,免得下次联络时犯傻……


四、数字花园


最后,简单聊聊“数字花园”。


这是最近在国外兴起的一个概念,比较小众,不过还蛮有意思的。与其说是方法,不如说是一种理念。


它的含义是,建立一个笔记库(数字花园),把每一个想法、念头、信息,看作一颗种子,去悉心照料它们,嫁接它们,让它们长出新的枝条、结出果实,与别人分享。


你会发现,它的理念其实跟我一直以来的方法还挺吻合的。


阅读高质量的内容,悉心筛选好的“种子”,避免自己的思维被垃圾信息污染。


广泛播撒它们,不要错过每一个想法,让每一个想法都有一片可供成长的空间。


悉心照顾种子,多为它们施肥、浇水,提供养料,不断丰富和完善每一个想法,让它更加充实。


试着嫁接它们,在想法之间不断联想,把不同的念头和想法结合起来,看它们能否碰撞出新的火花。


一旦开花结果,让它们成为花园里新的风景,来丰富你的大脑,不断更新你的思维模式。


当你孕育出一些有趣的成果,不妨把它分享给别人,向别人传达你的启发,让集体智慧得以增长。


也希望每个人,都能拥有一片属于自己的“数字花园”。


示例软件:

Roam Research(付费,英文,仅电脑版)


替代软件:

Obsidian.md(免费,英文,仅电脑版)

印象笔记(免费,中文,全平台)

OneNote(免费,中文,全平台)

Notion(免费,英文,全平台)

本文来自微信公众号:L先生说(ID:lxianshengmiao),作者:Lachel

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